【文例つき】相談窓口の利用を促進する情報発信とは

相談窓口が利用されない理由

　メンタルヘルス相談窓口の認知度を調べた調査^１） によると、働く人のうち勤務先が設置している社内・社外の相談窓口の存在やその目的・内容まで認知している人の割合は全体の１～３割程度とされています。相談窓口の利用が伸びないのは、その存在がよく知られていないことが要因と考えられそうです。
　もちろん、要因はそれだけではないでしょう。利用者となる従業員の方からは「話した内容が社内に伝わるのではという不安がある」といった声もよくお聞きします。相談窓口の積極的な利用を促すには、認知度を上げながら利用者の不安や心配を取り除くことが必要かもしれません。

認知度向上に効果的な方法

　事業者が行うメンタルヘルスケアの具体的な進め方として、教育研修・情報提供を積極的に推進することが効果的とされています^２）。教育研修は年間で計画されることも多いでしょう。
　一方、情報提供はどのように行っていけばよいでしょうか。主に３つの方法があります。

＜情報提供の方法＞
□ミーティングで伝える
□紙媒体の配布や掲示
□社内ポータル（掲示板）の活用

　対面でのミーティングはその場で質疑応答ができることから理解は深まりますが、出席者のスケジュール調整が必要です。紙媒体の配布は配布物が手元に残りますが、リアルタイムでの情報のアップデートは難しくなります。では、社内ポータルサイトで情報を発信していくのはどうでしょうか。

社内ポータルサイトを活用する

　情報発信に社内ポータルサイトを活用するメリットはいくつかあります。

＜社内ポータル活用のメリット＞
□社内情報が一元化されているため従業員が目にする機会が多い
□情報が蓄積されていけば利用者が必要な時に欲しい情報にアクセスできる
□コストがかからず比較的取り組みやすい
など

当社の相談サービスを利用された方に当社窓口を何で知ったかをお聞きしたところ^３）、社内ポータルサイト（社内ネットワーク上の情報）を見て相談のお申込みをされた方が２割を占めていました。
　情報の掲載にはシステム部門との連携が必要かもしれませんが、これから情報発信を始めるなら低コストで試せる社内ポータルの活用を検討してみてもいいかもしれません。

情報発信を継続するポイント

　どのような方法で行うにしても、情報発信は「継続」が重要です。発信のタイミングや内容など、無理なく継続できるポイントを紹介します。

いつ発信するか

　人は何度も接触するものに好感を持ちやすくなる傾向があります。「単純接触効果（ザイオンス効果）」と言われる現象です。この効果を狙った手法は商品やサービスの広告宣伝にも使われています。相談窓口の認知度を上げ利用につなげる施策としても、従業員が相談窓口の情報に触れる機会を増やす仕組みは有効かもしれません。しかしながら、大きな工数はかけられない状況もあるでしょう。そこで、まずは１～２か月に１回程度の発信から始めてみてはいかがでしょうか。定期的に発生する業務と連動して情報を発信していく方法です。
　例えば、衛生委員会や産業医の事業所巡視と情報発信を連動させるとどうでしょう。会議や産業医の巡視を通して担当者が気づいたことや伝えたいことに相談窓口の紹介や利用法を付記して発信するという仕組みです。既存業務との連動と発信内容の定型化ができれば、大きな工数をかけることなく情報発信を継続していけるのではないでしょうか。

なにを発信するか

　何を発信したら良いか分からない、発信する内容がないというのも情報発信が継続しない理由です。前項でお伝えした既存業務との連動もひとつですが、特定のテーマを決めずにその時々のトピックを発信するのも良いでしょう。季節や社内行事の話題、職場で手軽にできるセルフケアの紹介などは従業員の目に止まりやすいテーマかもしれません。
　社内での対応が難しいようであれば、社外から発信されたものを利用させてもらう方法が考えられます。別途コストはかかるかもしれませんが、定期購読しているメールマガジン等があれば著作権者の許可を得て利用させてもらうといった方法です。

発信文例

　複数の企業様で情報発信に活用頂いている当社のメールレターから、文例４）として３つのサンプルをピックアップしました。様々な年代や職制を含む幅広い対象に向けたストレス対処に関する記事です。

文例1）ストレスマネジメントとは

　ストレスが高まると私達の心身はさまざまな反応を起こします。日々のストレスに対処ができずにいると心身の反応が仕事にも影響を及ぼすといった問題が生じます。そこで、自分のストレスについてよく理解し適切に対処しながら上手く折り合いをつけていく「ストレスマネジメント」が重要となるのです。
　ストレスを受けると体調を崩すだけでなく食欲もなくなり、気持ちが落ち着かず、眠れないといった状態も引き起こします。こうしたサインを見逃してストレスを受け続けていると、さらに調子を崩してしまいます。「ストレスマネジメント」の実践には自分のストレス反応をできるだけ具体的に把握しておくことが大切です。
　ストレスを感じる時、私たちは視野が狭くなっていることがあります。「必ず□□しなければならない」と考えていると、それが上手くいかない時には強いストレスとなります。問題点ばかりでなく実際にできていること、上手くいっていることにも注意を向けてみてください。考え方や見方を少し変えてみるだけで気持ちが楽になることがあります。
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「相談窓口」のご案内
心身の不調に関するご相談をお受けしています。
受付時間：○○時○○分～○○時○○分
電話番号：○○○-○○○○
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文例2）日常に潜む小さなストレス

　最近なんとなく気分が晴れない、気力がわかない、イライラしやすくなった感じがする。でも原因に心当たりはない。そんな状態を引き起こしているのは、普段は気にも留めないような些細な出来事かもしれません。
　少し堪えれば解消したり受け流したりできることからストレスとしては認識しにくいものの、気づかないうちにじわじわ蓄積していくので注意が必要です。些細な出来事から生じるストレスは、その小ささから「マイクロストレス」と呼ばれることもあります。
　小さなストレスは認識しにくいという特徴がありますから、ストレスを感じていなくても気分転換やリラックスする時間を持てると良いでしょう。職場で出来ることとしては、好きな飲み物を飲む、深呼吸する、ハンドクリームなどで好きな香りを楽しむ、軽いストレッチなどでしょうか。
　オフタイムに思い切り好きなことに打ち込むのも良い気分転換になります。睡眠・食事・運動といったストレス対処の基本を大切に、体調を上手くマネジメントしていきましょう。
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文例3）ストレス対処に強みを活かす

　「強み」とは「優れた特性」「他者と差別化できる要素」とも表現できます。自分には人より優れたところなんてないと思っている人もいるかもしれませんが、「強み」は誰もが持っています。
　例えば、人とのコミュニケーションでは上手く話せることは大きな「強み」です。一方で、相手の話を聴くことも重要です。そう考えると「上手く話せること」も「しっかり聴けること」も「強み」になります。物事の見方を少し変えてみると意外な「強み」が見つかるかもしれません。
　人間関係のストレスは相手を良く知らないことから生じることがあります。自分だけでなく周りの人の「強み」を見つけることを通して互いの理解が深まれば人間関係のストレスは軽減していくでしょう。
「強み」を知ることは周りの人や自分への理解を深めることとも言えます。周りの人への理解は人間関係を、自分自身への理解は仕事との関係をより良いものにします。ストレス要因となるものをできるだけ減らして仕事に集中できる環境を整える工夫もストレス対処のひとつです。
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【まとめ】情報発信の継続が利用促進のカギ

　この記事では、相談窓口の利用を促進する情報発信についてご紹介しました。
　コストをかけて相談窓口を設置しても利用が伸びないとしたら、利用者である従業員へ必要な情報が届いていないのかもしれません。情報発信を継続していくには仕組みが必要です。「既存業務との連動」「発信内容の定型化」「社内ポータルサイトの活用」が大きなコストや工数をかけずに発信を継続していくポイントとなるでしょう。
　従業員の不調を未然に防ぐ施策として、相談窓口の積極的な利用を促す発信を始めてみてはいかがでしょうか。

（参考）
　１）「働く人のメンタルヘルスとサービス・ギャップの実態調査」
　　　https://www.nttdata-strategy.com/knowledge/ncom-survey/210915/
　２）「職場における心の健康づくり～労働者の心の健康の保持増進のための指針」
　　　https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000055195_00002.html
　３）ご自身で相談申し込みをされた方の任意回答（2025年4月～9月期）
　４）当社発行のメールレター掲載記事を再編集

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（この記事は公認心理師が作成しました）